Nueva perspectiva en Ceremonial y Comunicación

 Manual del MACECO

(Maestro de Ceremonia de Conversatorio)* 

           Tengo mucho gusto en presentarles al colega Guillermo Cuffaro, militar de profesión diplomado en Ceremonial, Protocolo y Organización de Eventos,  quien en esta ocasión nos compartirá sobre una nueva perspectiva en materia de Comunicación y Ceremonial, surgida en esta época de pandemia pero que tiene un potencial enorme con respecto al futuro desarrollo de eventos de diversa naturaleza. Sin dudas que les será de interés.     M.C.B. 

Por Guillermo Cuffaro

Antecedentes

No se sabe a ciencia cierta, los orígenes de esta figura presente en cualquier acto o ceremonia en la que participa un público y es organizada por un anfitrión.

 

En la edad antigua, los primeros filósofos o incluso Jesucristo, a su manera y en su contexto, fueron los primeros conductores de actos o ceremonias para “ordenar” la velada.

 

También en las creencias africanas está presente el conductor de los rituales, llevando adelante las costumbres de su tribu.

 

En siglos posteriores o edad medieval (época de burgueses y feudales), en los reinos existía el llamado Sargento Mayor, que era reconocido por ser entre otras de sus funciones, el que anunciaba a la realeza, cuando una persona de rango ingresaba al recinto, expresando su nombre en alta voz y a veces golpeando un bastón contra el piso. 

Introducción

El puesto de maestro de ceremonia en eventos con presencia cercana o remota, puede ser cubierto por más de una persona de genero indistinto, más se aconseja que no supere el número de dos, ni que sean relevados durante el acto; ante un imprevisto de alguno de ellos, seguirá el restante en forma individual, excepto extrema necesidad. Ahora bien, es dable destacar que, por su importancia, en los eventos con presencia remota, no es conveniente, que además ocupe el sitio del resto de los integrantes de un conversatorio (anfitrión, público, técnico y mucho menos moderador). Su rol es único, por lo tanto, no es aconsejable que cumpla otra función.

 

El maestro de ceremonia, también llamado jefe de pista, en los eventos con presencia cercana, es el actor más visible entre los más importantes, puesto que en el escenario gestiona el rendimiento, presenta los diferentes números, guía y entretiene al público, entre otras acciones.

 

Históricamente, el trabajo del maestro de ceremonia, consiste en crear un sentido de hipérbole cuando es posible, en la presentación de los números.

 

Una de las ventajas a su favor es percibir las reacciones y comportamiento del público o auditorio a lo largo del evento.

 

Hoy en día, ¿cómo se adapta la actuación del maestro de ceremonia, en eventos virtuales, con presencia remota?

Ahora la situación ha cambiado y el maestro de ceremonia tuvo que reinventarse y dar lugar al surgimiento de esta noble figura el MA.CE.CO.

 

El trabajo del MAestro de CEremonias del COnversatorio es, literalmente, atraer la atención del público en los momentos correspondientes del área de actuación, he hilvanar el número anterior con el siguiente.

 

Es responsable de mantener la fluidez del encuentro o por lo menos una parte del mismo. En ciertas ocasiones, deberá llenar espacios o hacer tiempo hablando o bromeando con metáforas o fábulas hasta que el próximo participante “entre” en escena.

 

Reglas del MACECO 

Actitud y aptitud de su papel.

Ser MA.CE.CO. significa: que tiene sentido del humor, manejo de multitudes y experiencia como orador en público. Debe estar preparado para improvisar, reaccionar eficientemente ante cualquier imponderable, como por ejemplo cuando deba entretener a la audiencia momentáneamente mientras haya una interrupción en la conexión, etc. 

1.                                                                                                                                                                                     Investigación previa

Póngase en contacto con los oradores principales para obtener información acerca de su trasfondo y poder usarla para preparar sus presentaciones, las que ayudarán a que suenen más personales y genuinas. 

2.                                                                                                                                                                                    Conozca el evento

Conocer el evento es importante para todo tipo de ceremonias. Su tarea es asegurarse que el evento alcance las expectativas buscadas, es decir, que se cumplan los objetivos y las personas cuando salgan de la plataforma con presencia remota hayan tenido la sensación de haber estado con presencia cercana, felices y con una excelente experiencia. 

3.                                                                                                                                                                                    Aplique las normas

Un buen maestro de ceremonias conoce las cosas que “deben” ser. Las normas de protocolo y ceremonial, que indican, entre otras cosas, el orden en que se sientan y presentan los miembros del presídium, la manera en que se acomodan las banderas y el protocolo durante el Himno Nacional (evento hibrido). 

Organización durante la reunión remota

Cree o revise la agenda prevista para el evento y planifique minuto a minuto el horario. Tome en consideración el tiempo que lleve entrar y salir en pantalla, hacer las presentaciones de los invitados y los discursos o agradecimientos a los mismos. 

Autocontrol

Es un trabajo con mucha presión. Alcanzar el objetivo dependerá en la medida que mantenga las cosas en orden. Aunque la secuencia del evento se ponga caótica o se altere, es importante mantener la calma y enfocarse en mantener su posición. Para conservarse tranquilo, trate de hacer lo siguiente: Continúe, aunque se equivoque. 

Apertura del evento

Preséntese y dé la bienvenida a la audiencia. Identifique los grupos principales y específicos de la audiencia y deles la bienvenida individualmente. Estas bienvenidas no tienen que ser exageradas, pero sí deben ser auténticas. 

Presentación de oradores

Una de las misiones es relatar los antecedentes de los distintos oradores o expositores, así como de otras personas importantes. Una vez que haya hecho la misma, pida a la audiencia un aplauso virtual hasta que éste comience. Cuando el orador termine de dar su discurso, solicite nuevamente a la audiencia un nuevo aplauso. 

Conexión de segmentos

Antes del inicio, trate de preparar algo, sean comentarios, anécdotas o chistes que pueda usar entre los segmentos. También puede comentar lo que acaba de ocurrir.

Debe estar preparado para todo

Como se expresó anteriormente, debe estar siempre alerta. Los eventos con presencia remota siempre tienen ligeros contratiempos: se reproduce la música equivocada, mala señal de conexión, etc. 

Cierre del evento

Debe ser tan emocionante y sincero como la apertura. Para clausurar el evento con presencia remota, el MACECO debe agradecer a todos los asistentes, a los oradores y a los anfitriones u hospedadores y eventualmente a los auspiciantes. 

El desempeño del MA.CE.CO. 

Importancia de su selección

Su aporte para garantizar el éxito de un evento dependerá, entre otras significativas consideraciones, de su atinada, discreta y cabal habilidad. Cuanto más imperceptible su protagonismo, mayor será su contribución.

 

En ciertas ocasiones se confunde su labor con la asumida por un “moderador”. Debe dominar el uso de tratamientos honoríficos, precedencias y conceptos básicos de ceremonial y protocolo, adaptando sus procederes desde un evento institucional hasta una fiesta infantil.

 

También considere la sobriedad en su atuendo y luzca la vestimenta apropiada, lo cual define su propio estilo e imagen.

 

No es necesario contar con una atractiva apariencia, pero sí con otras condiciones, como poseer probada asertividad, autocontrol emocional, empatía, naturalidad, sonreír, enfrentar situaciones imprevistas, y especialmente renunciar a cualquier tipo de protagonismo.

 

Es importante contar con un maestro de ceremonias de conversatorio para celebrar la próxima tertulia.

 

Ahora bien, ¿cómo elegirlo para un próximo evento con presencia remota? 

¿A quién se selecciona o elije? 

Con frecuencia la elección recae en quien hable medianamente bien, aunque en muchos eventos los parámetros de elección parecen ser:

• que sepa leer (más o menos),
• que tenga buena voz (o que por lo menos no asuste) 

En realidad, es una pieza fundamental en el éxito de cualquier evento, puede destruir o elevar el entorno y salvar al evento en caso de algún problema. 

Éste es el anfitrión visible y el nexo entre los asistentes y los hospedadores o anfitriones. 

Un MA.CE.CO. no es un lector de guiones. Su labor no es solamente mantener el orden o el tiempo en el evento, sino establecer la conexión del desarrollo del mismo. En este sentido, debe tener autoridad y control sobre lo que pasa en todo momento, e iniciativa para tomar esta autoridad con responsabilidad y sentido común. 

El guion son sus muletas, no sus pies

El guion es la columna vertebral, pero nunca el alma del evento. 

Otro error común es tener siempre el indicador de “formalidad” hasta el ciento por ciento en eventos que requieren una aproximación más amable, relajada o informal; o cuyos asistentes son parte de la organización y se conocen entre sí. 

El resultado: híper aburrimiento. 

Capacidad de responder a cambios

Sin embargo, es fuera de las reglas, fuera del guión, es donde su participación se hace indispensable; el MA.CE.CO. con experiencia, tiene la intuición e iniciativa para tomar decisiones y comunicar cosas que sean necesarias y que pueda resolver un problema con una sola palabra.

 

¿El evento se ha retrasado? Tendrá que tomar el micrófono e ingresar a la galería con tranquilidad y seguridad para informar al público que se empezará en contados minutos. 

El MA.CE.CO. es responsable de crear y mantener la atmósfera prevista a lo largo del evento. La misma puede variar según el tipo de evento, aunque todos buscan crear un clima divertido y energético. Los principales trabajos incluyen: 

-  Considere la posibilidad de reunirse con los organizadores momentos previos a la conexión a través de la plataforma a utilizar para repasar la estructura planeada y revisar el itinerario detalladamente.

-   Mantener la fluidez del evento y hacer conexiones entre los segmentos del mismo.

-   Mantener el interés de la audiencia y asegurar que la gente se divierta.

-   Ayudar a que la audiencia se sienta respetada y partícipe.

-   Ayudar a los oradores a sentirse valorados.

-   Hacer que el evento se realice puntualmente.

-   Mantener a todos informados con respecto a lo que sucede. 

Conclusiones 

El “MA.CE.CO.” debe de ser parte de la organización del evento desde el día uno, ha de tener voz (y si es posible voto) en el comité. Él puede notar cosas que otros pasan por alto.

 

En caso de no contar con alguien en su organización, contrate un profesional. Serán pesos muy bien invertidos y se salvará de mucho estrés y sobresaltos.

 

El equipo debe preparar el guion con cuidado, poniendo especial énfasis en la secuencia lógica y el sentido común del evento. No hace falta que el guion contenga palabra por palabra todo lo que él dirá, pues esto lo esclaviza y limita.

 

Debe recibir el guion por lo menos un día antes. Él ha de leerlo, revisarlo y hacer correcciones o apuntes que considere pertinentes. Nunca, por ninguna razón, leerá el guion por primera vez en pleno acto o ceremonia con presencia remota.

 

Una vez iniciado el evento, confíe en él y deje que haga su trabajo. Los anfitriones, oradores, invitados y público, deben de vivir el evento, disfrutando cada momento, seguros que el MACECO y el resto del equipo harán un excelente trabajo.

Deberá tener confianza en sí mismo e involucrar a los presentes en la galería.

Deberá estar preparado, pero trate que no parezca que está leyendo un guion, sonriente, para demostrar calidez.

Durante algún retraso, añada algunos hechos, chistes, actualidades, etc., de esta manera, evitará el silencio incómodo. 

 Si el organizador u hospedador puede estar relajado en su propio evento, entonces sabrá que ha hecho la elección correcta del MA.CE.CO. 

(*) Derecho de autor obra inédita: 2020-63984975-MJ